简单地说，负库存就是销售数量大于库存数量。企业实际管理工作中受各种因素的影响，在系统的运行中，会出现实际销售出库的数量大于系统有效账面库存数量的情况，进而也就产生了负库存这种现象。
负库存是进销存管理中经常出现的一种异常现象，虽然说是异常现象，但许多负库存并不是错误的，由于产生负库存的原因复杂，且往往会造成库存成本异常。
负库存产生的原因除人为差错外，大部分是由于账面出入库和实际出入库在时间顺序上的不一致造成的，如果严格遵循先入库后出库的方式，是不会产生负库存的，但这种做法在企业实际经营中往往行不通，所以在进销存管理中会在一定范围内允许出现负库存。
1）先卖后买：
顾客要的商品缺货，从附近商家或是批发商处暂借过来给销售，事后再补上采购入库单，这种情况下先开销售出库单，之后才录入采购入库单，在开销售出库单后，该商品的库存量就变成了负值。
2）人为录单差错：
场景①：采购入库时填少了（或供应商有赠品，但是赠品没做入库）：
当实际库存数量大于账面库存数量，这时候如果按实际库存数量进行销售就可能会出现负库存，如账面库存数量为10个，实际库存数量为15个，这时销售出库12个，账面库存会变成-2个。
场景②：销售出库时填错了，实发数少于应发数：
假设账面库存是10个，实发8个，但出库单填了10个，等到盘点实