为什么解决文档管理问题的数字化战略能够推动盈利增长

为什么解决文档管理问题的数字化战略能够推动盈利增长

每一天，世界都变得更加数字化，在我们的个人生活中，这种变化是持续的。

企业如何跟上发展的步伐？答案是：进行改变完成工作的方式、时间和地点，并在整个企业中更好地工作管理。
为此，企业正在使用包括文档管理在内的数字化战略，达到经济高效增长和获得竞争优势的目的。

您的企业如何优化数字技术选择，使贵司成为更高效、更高产、更有利可图的企业？
答案就在您的数字业务战略中。

什么是数字业务战略，您应该从哪里开始？

在讨论创建“数字业务战略”的必要性之前，我们首先来定义“数字业务战略”。

根据SearchCIO的说法，数字化战略有三个关键要素：
利用技术来优化业务流程和更好地管理客户、公司数据的计划
1、由行政领导、营销和 IT 人员组成的跨职能团队来制定计划；
2、打破部门信息孤岛的方法，以实现更好的业务协作和一致的数字客户体验。

定义数字业务战略还可以带来更专注于技术架构和信息治理的好处。

虽然所有这些活动都会影响以客户为中心的流程，但您的数字业务战略的核心应该围绕着如何在企业中事半功倍地使用技术。因此，在制定数字战略时，首先要关注主要的商业利益。

经济衰退的教训及其对数字化战略的影响

在经济衰退期间，公司解雇了数百名员工（在公司工作了很长时间的员工）。裁员迫使企业需要用更少的资源做更多的事情，并需要弄清楚如何快速做到这一点，否则就会被吞噬。

没有人愿意重温那些痛苦的日子，但“伤口”仍然历历在目，所以企业对增员持谨慎态度。他们不想在一个仍然不稳定的市场中过度依赖人力，他们希望利用技术，帮助他们准确评估何时何地应该在什么业务中添加员工。

数字业务策略有助于您确定在数字流程的情景中，企业应该添加哪些资源。围绕主要工作流程创建数字流程，最终会把节省下来的时间重新投入到业务中，使您和您的员工可以专注于其他目标。

优化技术选择的指南
业务技术的生命周期因行业而异，有的甚至短至 12 到 18 个月。

那么，大多数企业是如何优化技术选择的 ？利用他们目前手头的员工和商业信息赚钱，建立基础结构并从那里开始扩展。
企业在管理人员和数据方面做得越好，他们的盈利能力就越高，他们拥有的可用于发展业务的资金就越多。

即使在这些规则下，企业仍然保守，很难区分“可有可无”的技术和“必备”的技术。一些企业仍然不愿意将数字文档管理视为必需品。那些围绕文档管理系统制定数字业务战略的人通常会发现自己比那些没有制定数字业务战略的人处于更有利的位置。
专注于控制、管理和保护公司数据（通常以文档形式）是一项涉及企业各个方面的举措。

数字时代的盈利性增长：数字文档管理的好处

数字业务战略的关键要素包括使用技术来优化流程和数据、打破孤岛以支持部门间协作。如果部署得当，文档管理软件正好可以实现这些。

如今，企业中的每个部门，无论是通过下载、通过电子邮件发送还是打印，他们通常都有自己的文件系统、自己的文档集以及共享信息的方式。更重要的是，每个部门内的信息都存储在一个孤岛中，如果通过下载和电子邮件共享信息，这将创建一个又一个的副本。以这种方式传播信息会增加企业在法规遵从性和信息治理方面的责任，以及给您的服务器带来巨大负担。

另一方面，通过文档管理系统整合了不同的技术可以提高安全性，增强跨部门的协作，并允许企业以前所未有的方式利用信息。
如果企业的数字战略与文档管理战略保持一致，则可以更好地集中信息、消除孤岛并构建部门之间和外部工作流，这些工作流随着业务的增长更容易扩展。

数字文档管理：高效和集成的优势
平均而言，员工花费 18 分钟搜索文档，在文档管理系统中，此过程仅需要 10 秒。在任何工作流程中查找任何部门的任何文件时节省了 17 分钟。由于您的企业有时会跨部门使用相同的文档，因此集中该信息会有所帮助。文档管理系统应易于存储以及与跨部门工作流中的其他系统集成，可从其他系统访问文档。这增加了检索的便利性并加快了工作节奏，同时消除了文档从一个部门移动到另一个部门时出现的错误。

在处理来自ERP系统但存储在文档管理系统中的数字文档时，您可以快速交叉引用信息并创建数字工作流程。例如，在查看收到的发票时，无论是将发票发送待审批还是反馈审查不一致，您都可以自动匹配信息并启动数字工作流。
通过集成所有业务系统，与您开展业务的客户几乎不会注意到文档管理技术的转变，但他们可以从中受益。文档管理提高了企业提供优质服务、以完全现代的方式使用其业务资产（包括数据和人员）的能力。

围绕文档管理制定数字战略
在整个企业中开发和扩展数字工具，可以创造前所未有的透明度。正确的工具可以让您了解工作是如何完成的，如何以不同的方式完成工作。如果您拒绝技术转变，旧的做事方式将使您的业务付出沉重的代价。